Согласно части 1 статьи 65 Трудового кодекса РФ, работодатель вправе требовать от работника предоставления паспортных данных только при приеме на работу.
Примечание: Работник имеет право не указывать заново свои паспортные данные, даже если они изменились.
Может ли работодатель обязать сотрудника сообщать об изменении личных данных?
Статья 87 Трудового кодекса РФ предусматривает, что работодатель должен утвердить процесс взаимодействия с персональными данными работника, то есть их хранение и использование. Поэтому работодатель может установить обязанность работника в определенные сроки сообщать работодателю об изменении персональных данных. Такое действие не считается нарушением российского законодательства.
Примечание: рекомендуется отразить данную информацию в локальных нормативных актах учреждения и трудовом договоре.
Работник сменил фамилию: порядок действий
Лицо, достигшее 14-летнего возраста, имеет право изменить имя, фамилию и (или) патриотизм. При этом фамилия может быть изменена на основании заключения (расторжения) брака и по заявлению самого лица (п. 1 ст. 58 Федерального закона от 15 ноября 1997 г. № 58 143-ФЗ).
Если работник меняет фамилию (имя, отчество), об этом необходимо уведомить работодателя. Для этого в кадровую службу необходимо предоставить некоторые документы: паспорт РФ. Паспорт Российской Федерации, выданный на новую фамилию (имя, отчество), свидетельство о перемене фамилии (имени, отчества) и свидетельство о браке. или свидетельство о браке.
На основании этих документов были внесены соответствующие изменения в трудовую книжку работника, его личную карточку и трудовой договор, заключенный с работодателем. Кроме того, необходимо получить новое страховое и пенсионное свидетельство.
Для того чтобы кадровая служба издала приказ о смене фамилии (имени, отчества), работник должен написать заявление. Оно пишется в свободной форме и подписывается прежней фамилией. К заявлению прилагается копия документа, подтверждающего смену фамилии (имени, языка патриотизма). Напомним, что закон не признает такого рода заявления и распоряжения.
Изменения в трудовой книжке
Трудовая книжка согласует внесение исправлений и изменений.
Порядок работы с ней определяется следующим образом
В соответствии с пунктом 26 Правил № 225 изменения в персональные данные работника вносятся по последнему месту работы. Изменение вносится на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки (п. 2. 3 Директивы № 69). Прежняя фамилия (имя, отчество) в строке удаляется и вносится новая. При этом внутри обложки трудовой книжки дается пояснение. Документы (название, номер, дата) перечисляются в соответствии с вносимыми изменениями.
Например, «Заявление, поданное для оформления на работу и выполнения трудовых обязанностей»: «Фамилия Миронова изменена на Соколову на основании свидетельства о заключении брака I-Бо № 157312 от 14 июня 2013 года. Отделение по району Богородское Управления миграционной службы Российской Федерации по городу Москве от 22 июля 2013 года ВАО». Файл должен быть подписан работодателем (или сотрудником, ответственным за ведение трудовой книжки) и заверен печатью органа (его кадровой службы).
Если на титульном листе или внутренней обложке трудовой книжки нет места для внесения изменений, то трудовая книжка должна быть вложена. Она редактируется так же, как и трудовая книжка, и без нее недействительна (статья 38 Положения № 22).
Исправляем личную карточку
Личная карточка работника имеет номер формы. Т-2 Госкомстата РФ от 5 января 2004 г., утвержденной постановлением № 1 (далее — постановление № 1). При изменении фамилии (имени, отчества) работника предыдущий пункт следует удалить в одну строку, а новый пункт записать над или рядом (в зависимости от наличия свободного места). Изменения заверяются кадровой подписью сотрудника (инструкция по применению и заполнению основной формы бухгалтерской отчетности, утвержденная решением № 1).
‘ При необходимости в разделе X «Дополнительные сведения» личной карточки работника может быть указана информация о документе, в котором исправлены персональные данные.
Надо ли менять трудовой договор?
В трудовом договоре должны быть указаны фамилия, имя и отчество работника (ст. 57, п. 57 Трудового кодекса РФ). При необходимости недостающие сведения должны быть дополнены (статья 57, § 57 Трудового кодекса Российской Федерации).
Устаревшие фамилии (имя, отчество) можно исправить в тексте трудового договора, обратившись к основному документу.
Важно не забыть внести изменения в раздел «Сведения». Ведь если фамилия (имя, отчество) сотрудника изменится, то изменятся и паспортные данные. Обратите внимание, что аналогичные изменения вносятся и в экземпляр трудового договора сотрудника.
С другой стороны, как мы видим, часть 3 статьи 57 Трудового кодекса РФ предусматривает внесение отсутствующих данных, а не изменений. Поэтому в данном случае некоторые работодатели решают заключить дополнительные соглашения к трудовым договорам и определить необходимые изменения.
Новое страховое свидетельство
В соответствии с пунктом 26 Указаний по обработке сведений персонального (персонифицированного) учета застрахованных лиц, утвержденных приказом Минсоцразвития России от 14 декабря 2009 г. № 987н (далее — Указания — 987), работник имеет право подать заявление о замене страхового свидетельства в случае изменения его фамилии (имя, фамилия, патриотический язык).
В течение двух недель со дня получения заявления работника о замене страхового свидетельства работодатель обязан представить заявление работника по форме АДВ-2 и опись документов АДВ- в территориальный орган Фонда Российской Федерации. 6 (гора 27 Директивы № 987Н).
Формы АДВ-2 и АДВ-6 утверждены решением №. 192п Совета директоров Фонда капремонта Российской Федерации от 31 июля 2006 года.
Срок выдачи нового страхового свидетельства Пенсионным фондом РФ составляет один месяц (ст. 28 Директивы № 987н). Ему присваивается тот же номер, что и ранее выданному свидетельству.
Свидетельства выдаются работникам в порядке, установленном пунктом 14 Директивы № 987н. 987n. Таким образом, перевыпущенное страховое свидетельство выдается работодателем работнику в течение одной недели с момента получения. Затем работник должен проверить указанную в нем информацию и подписать сопроводительное заявление о получении. Работодатель должен вернуть это заявление в территориальный орган Фонда Российской Федерации в течение одного месяца (статья 17 Директивы 987Н).
Работодателям следует проверить информацию, указанную в страховом свидетельстве, и обратить внимание на то, что если работник не может получить его в связи с профессиональной командировкой, болезнью или по другой причине (в течение периода, превышающего один месяц), то заявление работника должно быть подписано.
Фамилию сменил руководитель
Помимо указанных действий, если фамилию (имя, отчество) меняет руководитель, об этом необходимо сообщить в налоговую инспекцию при постановке на учет в бюджетном органе в течение трех дней с момента изменения (п. 1 и 5 ст. 5 Федерального закона РФ от 8 августа 2001 г.).
Для этого необходимо представить в инспекцию заявление по форме Р14001 (приказ ФНС России от 25 января 2012 г. № ММВ-7-6/25). Налоговый орган обязан внести запись о новой фамилии (имя, отчество) руководителя в Единый государственный реестр юридических лиц в течение пяти дней (ст. 19 Закона № 129-ФЗ).
Руководитель имеет право первой подписи на учредительных документах. Поэтому нужно оформить новый образец карточки с образцами подписей (п. 7. 14 Указания ЦБ РФ от 14 сентября 2006 г. № 28).
Кроме того, в договоре с контрагентом может быть определена необходимость информировать его о любых изменениях в деятельности учреждения (в том числе о наименовании бренда руководителя, псевдонима).