Сотрудники образовательных учреждений приносят с собой на работу личные вещи. Чтобы аудиторы не смогли выявить нарушения в ходе контрольных мероприятий, бухгалтерам следует вести учет личных вещей работников.
Личные вещи сотрудников отдали навсегда
Если человек приносит на работу свое имущество и не собирается забирать его в будущем, оформите это как пожертвование.
В этом случае право распоряжаться имуществом переходит от физического лица к образовательному учреждению, которое должно отвечать за баланс учреждения. Стандартная процедура с договором дарения в соответствии со статьей 582 Гражданского кодекса РФ. Он должен быть подписан обеими сторонами. На полученные ценности составляется приходный ордер (форма 0504207) на основании сопроводительной документации. Акт приема-передачи (см. образец 1).
Образец 1. Акт-доверенность на передачу имущества в дар
Включите в него имущество, полученное в виде акций, основных средств или нематериальных активов. Сложности возникают, если это элементы авторского права (например, компьютерные программы). Уточните, какие права получает учреждение: не исключительные или монопольные.
В первом случае актив приобретается для использования и должен нести ответственность за пределами баланса. Проанализируйте ситуацию на примерах.
Сотрудник фонда приносит на работу ноутбук, на котором уже установлено программное обеспечение.
По соглашению сторон был составлен договор дарения. Ноутбук и программа с исключительными правами были приняты бухгалтером на учет как движимое имущество, имеющее особую ценность.
Это решение было согласовано с учредителем комиссией, принимающей и распределяющей имущество. Оцените переданное в дар имущество по более высокой стоимости:
Сотрудник передал имущество на такси. Стоимость услуг такси составила 1 000 рублей. Для формирования первоначальной стоимости объекта бухгалтер начислил расходы на доставку (пропорционально стоимости полученного объекта).
Коэффициент распределения затрат составляет 0,02 (1 000 руб.: 50 000 руб.). Применив его, бухгалтер получил 1 000 рублей (50 000 руб. x 0,02). Это часть транспортных расходов, включенных в стоимость ноутбука.
Бухгалтер отразил личные вещи сотрудника следующими записями
2 106 31 310 кредитов 2 401 10 180-50, 000 рупий. — Отражена стоимость ноутбука,
Обязательства 2 102 20 320 Кредиты 2 401 10 180-60 000 руб. — С учетом исключительного права на использование программы,
Начисления 01-20 000 руб. — Оприходованы антивирусные и офисные программы,
Задолженность 2 106 21 310 Кредиты 2 302 22 730-1, 000 руб. — Признана часть расходов по доставке, отнесенная на увеличение стоимости ноутбука,
Обязательства 2 302 22 830 Кредиты 2 201 11 610-1, 000 руб. — Оплачены услуги такси,
Пассивы 2 101 34 310 Кредиты 2 106 31 310-51 000 руб. — Ноутбуки учтены в первоначальной стоимости (при этом отражено увеличение 18 счета за пределами баланса (подпункт 222 КПК).
Работник намерен забрать вещи в будущем
Если сотрудники на работе используют личные вещи и не передают их в дар учреждению, то они принимают имущество во временное пользование. За этими личными вещами сотрудников нужно следить с помощью забалансовых счетов (ст. 332 Директивы № 157Н).
Безопаснее оформить передачу имущества договором, так как эти правоотношения регулируются главой 36 Гражданского кодекса РФ. В договоре указывается срок, на который собственник передает имущество. В качестве приложения к договору составляется акт приема-передачи (см. образец 2).
Образец 2. Акт приема-передачи недвижимого имущества
Запишите личное имущество сотрудника на внебалансовый счет 01 «Имущество, полученное в пользование». Если в договоре указана цена, занесите имущество на счет по этой цене. Если стоимости нет — условная оценка: объект — 1 рубль. Выбор стоимости должен быть определен учетной политикой.
Директор школы принес в школу телевизор. Школа оформляет с ним договор на 25 000 рублей.
Бухгалтер сделал бухгалтерскую проводку.
Счет 01-25, 000 руб. — Полученные в пользование телевизоры оприходованы.
Через два года директор ушел на пенсию и забрал имущество.
Бухгалтер сделал следующую проводку:
Кредит 01-25, 000 руб. — Снять телевизор с забалансового учета (возмещение собственнику).