Когда сотрудник уходит в неоплачиваемый отпуск, HR-специалисты проставляют в рабочем листе специальные коды. Примеры этого показаны ниже для различных оснований для получения лицензии за свой счет.
Код позволяет правильно рассчитать работника, учесть накопленное отпускное время и указать продолжительность ежегодного отпуска.
Какими кодами обозначается отпуск без сохранения заработной платы
Рабочее время — это специальный документ, называемый рабочим листом, который обязывает вас отмечать присутствие и отсутствие сотрудников на рабочем месте. Это может быть интегрированная форма Т-12 или Т-13 или самостоятельно разработанная и утвержденная форма.
Отсутствие сотрудника на рабочем месте фиксируется в бюллетене с помощью специальной характеристики — алфавитного порядка или арифметического. Использование кодов удобно и позволяет работникам объяснить причину своего отсутствия в понятной форме за короткое время.
На обложке формы Т-12 вы найдете типичный пример оценки для учета отработанных часов (красным цветом отмечены коды, которые можно использовать для характеристики отсутствия без оплаты):
Для отпуска без сохранения заработной платы предусмотрены следующие наименования
Неоплачиваемым выходным в Трудовом кодексе посвящена статья 128 ТК РФ.
Кроме того, семьи с детьми, в том числе с инвалидами, имеют право на неоплачиваемый отпуск в соответствии со статьей 263 Трудового кодекса Российской Федерации.
Подробнее о том, кто и сколько дней имеет право на неоплачиваемый отпуск
Если сотрудник не выходит на работу по невыясненным обстоятельствам, работодатель в трудовой книжке указывает код НН или 30. Если причина известна, оценка характеристики исправляется на правильную.
Например, человек из-за незапланированной семейной ситуации (сломался кран дома, не открывается дверь, не едет машина, заболел и т. д.) позже объяснит свое отсутствие. В такие скрытые дни работодатель сначала указывает MN (30), а после того, как работник получит уважительную причину, может быть отмечен день неявки (16) или другие импровизированные коды. При этом с работника не удерживается плата.
Пример запуска отдыха с собственными расходами в рабочем листе
Если повторный отпуск оформляется в соответствии с Трудовым кодексом РФ (согласно статье 128 ТК РФ), то в листе учета указывается характеристика ОЗ или 17.
Если вознаграждение не корректируется по взаимному соглашению с режимом, то указывается код ДО или 16.
Самостоятельно разработанные коды
Работодатель может разработать собственный код для характеристики лицензии на одном счете по различным причинам. Это особенно важно в случаях, когда работник отсутствует по причинам, не указанным в Трудовом кодексе РФ.
Например, можно создать код «OUP», который может содержать причины, не указанные в Трудовом кодексе РФ.
Например, работнику, приехавшему из-за границы и ожидающему результатов анализа на ПЦР «Корона», работодатель не обязан платить. Эти дни можно оформить как неоплачиваемое внеурочное время без заработка, указав код ESC.
Если сотрудник самостоятельно оформляет коронарный тест и ему не был предоставлен официальный больничный лист, этот период может быть признан неоплачиваемым и отмечен в рабочем листе как ESC.
Как выделяются выходные и праздничные дни
Если неоплачиваемый отпуск включает календарные выходные (субботу и воскресенье) или праздничные дни, то для этих дней используются те же характеристики, что и для обычных рабочих дней.
Например, если работник, являющийся пенсионером, берет 12 дней отпуска в период с 14 по 25 февраля 2022 года, то для всего периода с 14 по 25 февраля будет использован рейтинг характеристик OZ, включающий два календарных выходных дня (19 и 20 февраля) и праздник (23 февраля).
Пример заполнения рабочего листа:
Работник заболел, находясь в неоплачиваемом отпуске
Если работник получает накопленный отпуск, заболевает во время отпуска, обращается к врачу и открывает официальный больничный лист, то ему перечисляются следующие характеристики
Больничный, совпадающий с неоплачиваемым отпуском, не оплачивается. Лицензия не продлевается и не откладывается.
Отсрочить или продлить можно только ежегодное разрешение на оплату труда, соответствующее неспособности к труду.
Пенсионер Иванов подал заявление на отпуск без сохранения заработной платы с 7 по 11 февраля 2022 года; 10 февраля он заболел — трудоспособность сохранилась до 15 февраля. В рабочем листе указаны следующие признаки.
Дополнительные коды.
В дополнение к обычным оценкам ОЗ и ДО в рабочем листе могут быть зарегистрированы следующие коды
Формы для учета рабочего времени
Ведение учета рабочего времени в вашем бизнесе крайне важно. Специалисты выполняют свои обязанности по разным причинам, сверхурочные, выходные и праздничные дни, выход на работу, отсутствие сотрудника на рабочем месте, выход на работу,
Эта информация позволяет бухгалтеру правильно выставить счет сотруднику за отработанные месяцы и рассчитать компенсационный период (отпускные дни для счетов более 14 в год не включаются в файл лицензий).
Рабочий лист обычно дополняется специалистом по кадрам, бухгалтером или руководителем отдела. Эта задача должна быть определена в должностной инструкции сотрудника.
Для учета рабочего времени можно использовать собственные разработанные формы, но удобнее использовать традиционные стандартные формы Т-12 и Т-13.
Процедура учета заключается в обычном (ежедневном или в случае отклонений от правил) проставлении отметок в выбранных формах рабочих листов. Учет может вестись как в днях, так и в часах.
Если работодатель не будет вести учет рабочего времени своих сотрудников, его оштрафуют при возникновении проверки трудовой инспекции или налогового органа.
В табеле должны быть оплачены все часы без сохранения месячной зарплаты.