Представительский отчет составляется только в том случае, если стороны заключили хозяйственный договор. Отчеты относятся к бухгалтерским документам и должны составляться в строго определенном порядке.
Что такое агентский договор
Агентский договор — это вид соглашения, в котором часть участников правоотношений поручает второй части выступить в качестве посредника, оказать услуги или продать товар за определенное вознаграждение.
Таким образом, в таком процессе, как, например, рынок и продажа, участвуют не две, а три стороны.
Кто может выступать в качестве агента
Агентом может быть лицо, как физическое (индивидуальный предприниматель или просто гражданин РФ), так и юридическое: предприятие или организация.
Предметами агентского договора являются сделки купли-продажи, оказания услуг и выполнения работ.
Основные моменты агентского договора
Как правило, по данному виду договора дилер действует от своего имени и в качестве официального представителя компании. При этом существуют определенные ограничения объема его прав и полномочий, нарушение которых влечет за собой расторжение договорных отношений.
Если предметом агентского договора являются акции, то они не переходят во владение агента ни на одном из этапов сделки, а передаются покупателю продавцом без отражения на счете агента.
В зависимости от объема выполненной работы или продажи вознаграждение по агентскому договору может быть
Все положения торгового договора, включая отчеты о деятельности агента, должны быть тщательно и скрупулезно сформулированы, так как от составленных базовых документов может зависеть выполнение обязательств по нему.
В случае возникновения трений и конфликтов между управляющей компанией агента и самим агентом следует помнить, что документ может приобрести доказательную силу (особенно важно для решения споров в суде).
Суть отчета агента
По результатам своей работы агент должен предоставить отчет своему партнеру. В отчете должна содержаться вся информация об услугах или продажах, осуществленных по договору, а также о средствах, полученных от этих операций.
Цель отчета — представить полную картину деятельности представителя за определенный период времени, чтобы клиент мог определить, что условия договора о представительстве были полностью соблюдены.
Как составить отчет агента
На сегодняшний день не существует стандартной модели отчетности представителя, так как компании и организации имеют право составлять документы в произвольной форме или по внутренней модели, утвержденной учетной политикой компании.
Вам необходимо убедиться, что ваша документация соответствует определенным стандартам деловой документации и правилам делопроизводства. Кроме того, в них должна содержаться определенная информация. Например, в отчетах обязательно должны быть указаны
Отчет должен иметь основные части, созданные в виде таблиц. Они представлены здесь: — таблица, содержащая реквизиты таблицы:
Таблица может быть дополнена другими графами (в зависимости от условий, предусмотренных Агентской конвенцией), например, сведениями о корреспонденте, расходах агента, документах, сопровождающих сделку, и т. д.
Наконец, второй контрагент может возражать против информации, предоставленной в определенный срок (или до определенной даты).
Нюансы при оформлении отчета
Отчеты агента могут быть составлены в печатном или рукописном виде, на фирменном бланке или на обычных листах формата А4.
Основное условие — наличие «живой» подписи представителя компании-агента (после получения копии должны быть подписаны и другие части документа).
Заверять бланк справки печатью не обязательно, так как коммерческие организации (предприятия и организации) в 2016 году могут использовать различные виды печатей для своей деятельности только в том случае, если это правило закреплено в локальных нормативных актах.
Отчет всегда составляется в двух экземплярах, один из которых остается у представителя, а другой передается оператору.
Сколько времени и как хранить бланк
Отчет, заполненный и подписанный обеими сторонами, должен храниться в отдельной папке с приложенным к нему договором. Срок хранения определяется законодательством Российской Федерации (не менее трех лет) или внутренними нормативными документами организации, которые затем могут быть уничтожены.
Как передать отчет
Вы можете отправить документы различными способами
Эти варианты различаются по срокам доставки, но гарантируют, что адресат получит отчет агентства.
Некоторое время преобладает еще один способ. Через электронные средства связи отправляется официальный документ, содержащий отчет. Однако в этом случае важно, чтобы компания-отправитель имела электронную цифровую подпись (должным образом зарегистрированную), но даже это не может гарантировать, что отчет не попадет к получателю в папку со спамом.